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Da diverso tempo si sente ormai parlare di whistleblowing, una pratica che ha assunto un ruolo sempre più significativo nel panorama moderno delle aziende e delle istituzioni, tanto che di recente è entrata in vigore una nuova normativa, il D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, che recepisce la Direttiva UE 2019/1937. In questo articolo, esploreremo il concetto di whistleblowing, la normativa vigente e l'impatto sulle aziende.
Che cos'è il Whistleblowing
Mentre in passato chi lavorava nelle aziende aveva paura di denunciare attività illegali o comportamenti non etici all'interno di un'organizzazione per timore di ricevere ritorsioni, oggi invece la denuncia è diventata un atto di coraggio e di responsabilità civica, che ha suscitato dibattiti su trasparenza, etica e protezione dei diritti. Che cosa si intende quindi quando si parla di whistleblowing?
Il whistleblowing si riferisce all'atto con cui una persona rivela informazioni riservate o interne ad un'azienda o istituzione su comportamenti illegali, non etici o abusivi. Questa divulgazione può essere fatta sia internamente alla direzione dell'organizzazione che esternamente al pubblico, alle autorità o ai media. I whistleblower si espongono così spesso a rischi personali, ma le loro azioni mirano a smascherare gli illeciti e a promuovere la trasparenza e la responsabilità.
Il termine inglese significa letteralmente "soffiare il fischietto", in senso figurato, segnalare o addirittura "oscurare" il nome di qualcuno all'autorità competente a causa di una violazione della legge o delle norme. Whistleblower può essere tradotto come "informatore", si tratta quindi di persone che richiamano l'attenzione degli organi interni o delle autorità esterne di vigilanza o di polizia su azioni illegali, abusi e violazioni della legge nel loro ambito di vita e di lavoro. Il whistleblowing serve ad esempio per scoprire:
- violazioni della legge (ad esempio, la manipolazione dei dati in società tecnologiche)
- violazioni di accordi internazionali (come gli scarichi illegali in alto mare)
- lamentele interne (ad esempio sulle violazioni delle norme di salute e sicurezza)
- banalizzazione dei casi di danno (ad esempio la sottovalutazione dei rischi ambientali nelle pratiche di smaltimento dei rifiuti industriali)
- soppressione e distruzione di documenti incriminanti (rimozione di file dopo lo spionaggio dei dipendenti)
I whistleblower agiscono per senso di responsabilità, con l'obiettivo di indurre le parti responsabili a rettificare le lamentele e le violazioni delle norme o a porre fine ai trasgressori. Ciò li distingue quelle persone che, di solito spinti dal desiderio di vendetta, cercano di individuare gli illeciti per infangare il nome di superiori o colleghi e danneggiarli. Il whistleblowing può anche essere abusato obbligando i dipendenti a denunciare i colleghi che, ad esempio, violano le linee guida etiche dell'azienda (codice di condotta) (molto comune nelle aziende gestite dagli Stati Uniti). Questo apre la porta alla denuncia all'interno dell'azienda e inverte l'obiettivo delle linee guida etiche di migliorare la soddisfazione lavorativa.
Che cosa dice la normativa vigente
La normativa relativa al whistleblowing esiste già da tempo in Italia, infatti è stata applicata al settore pubblico con la legge 90/2012, con la quale le PA sono tenute a implementare strumenti per prevenire la corruzione e adottare procedure interne per segnalare attività illecite. In seguito, la legge 179/2017 ha esteso le protezioni analoghe anche al contesto del settore privato. Questa legge ha istituito un legame con il D.Lgs. n. 231/2001 e il relativo Modello Organizzativo 231, che rappresenta il complesso di norme e procedure per guidare la struttura e la gestione interna delle aziende, promuovendo legalità, trasparenza, correttezza, responsabilità, tutela e conformità. Attraverso l'adozione opzionale di questo Modello Organizzativo, che può includere diverse modalità di segnalazione, le imprese possono ridurre il rischio di comportamenti illeciti e ottenere l'esenzione dalla responsabilità amministrativa nel caso in cui si verifichino reati da parte dei loro membri. Attualmente, grazie all'emanazione del Decreto Legislativo 24/2023, l'Italia ha implementato la Direttiva UE 2019/1937 in materia di whistleblowing, con lo scopo specifico di assicurare una solida protezione per coloro che fanno le segnalazioni descritte in precedenza.
La nuova legge è diventata obbligatoria per tutte quelle attività che hanno superato nel corso del loro esercizio i 50 dipendenti ed offre protezione ai "whistleblower" indipendentemente dal settore, includendo tutti coloro associati a un'organizzazione che potrebbero subire ritorsioni in seguito a una segnalazione di violazione. Le misure di sicurezza comprendono anche i "facilitatori", individui che supportano il whistleblower nel processo di segnalazione e la cui assistenza deve essere trattata in modo confidenziale, così come colleghi o altri individui nel medesimo contesto lavorativo.
I termini della normativa non cambiano perché rimane salda la tutela del segnalante (uno dei requisiti fondamentali della normativa è che la persona che all'interno o dall'esterno dell'organizzazione segnali un illecito ha il diritto di essere tutelata da ritorsioni, mobbing e atti di discriminazione come conseguenza di questa sua segnalazione). Viene però ampliato l'ambito di applicazione di questa normativa che era obbligatoria per tutte quelle aziende che avevano adottato il suddetto Modello Organizzativo 231 per cui viene esteso a tutto quello che è il corpo normativo che riguarda la comunità europea. Quindi le materie giudicate sensibili ai fini della tutela del mercato comunitario, la lotta al riciclaggio, alla corruzione, la tutela dell'ambiente, ovvero tutti quei reati che costituiscono il corpo organico relativo alla normativa italiana del D.Lgs.n.231/2001 e che vengono portati ad una normativa europea abbraciando così un respiro più ampio.
Come da nuovo decreto, per "ritorsione" si intende: "qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto".
Il decreto ha fissato inoltre due soglie temporali per il settore privato, una dello scorso luglio e una a dicembre. Dal 15 luglio è scattato l'obbligo per chi ha superato i 249 dipendenti, mentre entro il 17 dicembre 2023 viene lasciato tempo alle aziende che sono sotto questa soglia ma che appunto hanno più di 50 dipendenti.
Cosa devono fare le aziende
Le imprese che hanno già implementato il Modello 231 necessitano solo di alcune modifiche, come la definizione di un regolamento più completo e chiaro, insieme a un'analisi delle modalità di comunicazione per garantire una maggiore tutela della privacy e riservatezza del segnalante. Le aziende che non hanno ancora adottato il Modello 231 devono affrontare diverse fasi, che vanno dall'implementazione di un protocollo informatico alla creazione di un regolamento, inclusa l'identificazione del destinatario delle segnalazioni. Mentre per le imprese con il Modello 231 il destinatario designato è l'organismo di vigilanza, per le altre aziende è necessario individuare un terzo soggetto che abbia l'autorità di avviare un'indagine.
Nello specifico le aziende devono:
- Utilizzare un software crittografico per gestire le segnalazioni in modo da garantire la riservatezza dell'identità del segnalante, delle persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione;
- Assicurare il trattamento conforme al GDPR dei dati personali e della documentazione relative alle segnalazioni, sottoponendoli a una valutazione d’impatto (DPIA) specifica per garantire una sicurezza informatica adeguata ai rischi;
- Organizzare in modo appropriato la governance del sistema di whistleblowing e affidare la gestione delle segnalazioni a personale con adeguata formazione;
- Educare il personale sul canale di segnalazione e sulle procedure da seguire per effettuare una segnalazione interna.
Per quanto riguarda l'utilizzo di un software, i canali conformi alla recente legislazione includono software e applicazioni dotati di crittografia, assicurando piena riservatezza e conformità ai principi di privacy sia per progettazione che per impostazione predefinita. Non sono considerati conformi sistemi di gestione delle segnalazioni basati su e-mail/PEC, moduli cartacei o segnalazioni in forma fisica. Le segnalazioni possono essere presentate anche verbalmente, a condizione che siano utilizzate linee telefoniche o sistemi che preservino la riservatezza.
Le sanzioni relative alle violazioni del whistleblowing variano dai:
- 5.000,00 a 30.000,00 euro per casi di ritorsioni, ostacoli alla segnalazione e/o violazioni della riservatezza del segnalante;
- 10.000,00 a 50.000,00 euro nel caso in cui non sia stato istituito un canale di segnalazione, non siano state adottate procedure di gestione conformi alla normativa, o in presenza di mancata conduzione delle attività di verifica e analisi delle segnalazioni.
Importante: questa normativa apre uno scenario di comunicazione pubblica. L'ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) ha il compito di coordinare tutta questa normativa ma il segnalante che giudichi non soddisfatta la sua segnalazione o che l'azienda non abbia reagito in modo proattivo, può fare una comunicazione pubblica all'autorità in forma tutelata.
Disporre di sistema di reporting non solo protegge coloro che vogliono segnalare comportamenti illeciti, ma offre anche benefici significativi alle aziende e alle organizzazioni in diversi aspetti. Il rilevamento precoce di attività illegali interne consente di individuare rapidamente possibili soluzioni e impedisce lo sviluppo di ulteriori problemi, come perdite notevoli di fatturato o danni alla reputazione e immagine aziendale.
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