La comunicazione da remoto

Nell'articolo precedente abbiamo parlato di come l'avvento del lavoro da remoto abbia impattato l'organizzazione aziendale e come le imprese possono organizzarsi per far fronte a questa modalità di lavoro. Oggi desideriamo invece focalizzarci su un argomento preciso che tocca lo smart working: la comunicazione da remoto. 

 

Che cos'è la comunicazione da remoto

La comunicazione da remoto è un modo per comunicare con altre persone online. Le riunioni, informazioni e il materiale di formazione vengono condivisi su Internet. Si vengono a formare team virtuali creati dalle aziende che comunicano e collaborano online e non in uno spazio condiviso come l'ufficio.

 

Tipologie di comunicazione da remoto

Le tipologie di comunicazione da remoto sono due: la comunicazione sincrona e quella asincrona.

1) Comunicazione sincrona

La comunicazione sincrona avviene in tempo reale e viene utilizzata anche per i lavori dsvolti in ufficio. Esempi di comunicazione sincrona includono: Zoom o altre videochiamate; chiamate telefoniche; riunioni da remoto; SMS; conversazioni via Slack o Microsoft Teams.

2) Comunicazione asincrona

La comunicazione asincrona non richiede la partecipazione di tutte le parti contemporaneamente. Esempi di comunicazione asincrona includono: app per la gestione di progetti; siti come Wiki o Sharepoint; video informativi o didattici; guide di riferimento; screenshot con markup; chat di Slack o Microsoft Teams.

 

Come comunicano i team da remoto

Abbiamo citato già nell'articolo "La tua azienda è pronta per il lavoro da remoto?" le aziende americane Gitlab Inc. e Basecamp. Entrambe hanno infatti abbracciato la cultura del lavoro da remoto fin dalla loro fondazione e Gitlab addirittura non possiede una sede fisica. In entrambe le aziende i lavoratori possono lavorare da qualsiasi parte del mondo. In questo contesto le citiamo perché sono le aziende perfette per spiegare come comunicano i team da remoto, grazie alla loro lunga esperienza nel campo del lavoro da remoto. 

Sul sito di Basecamp è possibile trovare una lunga lista di trenta punti che non sono obbligatori, ma fungono da linee guida su come approcciarsi nella comunicazione interna di un team da remoto. Ne riportiamo qui i più salienti:

• Non comunicare è impensabile. 
• A volte si comunica in tempo reale, la maggior parte del tempo la comunicazione è asincrona.
• Anziché proseguire con la tradizione verbale di riunioni, conversazioni e chat, viene preferita la comunicazione interna basata sulla scrittura di lunga durata. Essa porta a una gradita riduzione di riunioni, videoconferenze, chiamate o altre opportunità in tempo reale per interrompere ed essere interrotti.
• Le riunioni rappresentano la risorsa ultima e non la soluzione principale.
• Non aspettarti o pretendere risposte immediate a meno che non si tratti di una vera emergenza. L'aspettativa nei confronti di una risposta immediata è tossica.
• Le aziende non hanno problemi di comunicazione, hanno problemi di comunicazione errata. 
• L'urgenza è sopravvalutata, ASAP (acronimo di As Soon As Possible, ovvero il prima possibile) è veleno.

Quanto a GitLab Inc., i dipendenti provengono da ben 65 paesi diversi, quindi si è fatto necessario l'utilizzo di strumenti che permettano loro di lavorare sui progetti ovunque si trovino e in qualsiasi momento della giornata. L'idea base è che ovunque nel mondo si lavora con orario 09-17 e quindi sia possibile, considerando anche i vari fusi orari, garantire una copertura totale delle ore lavorative, 24 ore su 24. Questo, però, comporta notevoli sfide di coordinamento con implicazioni organizzative di ampio respiro. Sul loro sito è presente una sezione appositamente dedicata alla comunicazione da remoto. In essa l'azienda afferma di utilizzare la comunicazione asincrona come punto di partenza, cercando una comunicazione aperta e trasparente facendo uso di questioni pubbliche, richieste di unione e canali Slack. Viene posto inoltre l'accento sul garantire che le conclusioni delle conversazioni offline siano trascritte. Quando vi è un rimbalzo di comunicazione per almeno tre volte i dipendenti passano alle modalità di comunicazione sincrone, come ad esempio le videochiamate. La comunicazione deve avvenire sempre in modo rispettoso e professionale.

 

Gli elementi essenziali per una comunicazione remota efficace

1) Ottieni il giusto mix di canali

La comunicazione da remoto si basa sulla tecnologia. Abbiamo una miriadi di opzioni disponibili ma la scelta del giusto mix di canali da utilizzare dipende esclusivamente dalle esigenze dell'azienda. Vanno tuttavia considerati i bisogni base come app di chat e collaborazione (ad esempio Slack o Microsoft Teams), canali per videoconferenze o trasmissioni globali (Zoom, Facebook Workplace) ed infine anche piattaforme di condivisione in cloud (Google Drive, Microsoft One Drive, Dropbox). Possono essere utili anche le intranet per la pubblicazione di aggiornamenti aziendali, promozioni di eventi, condivisione di media e altri contenuti che non rientrano nelle competenze degli altri canali.

2) Crea un chiaro piano di comunicazione per il lavoro remoto

Se la pianificazione è importante nel lavoro in loco lo è ancora di più con il lavoro da remoto. Ci troviamo a parlare con colleghi a distanza che potrebbero avere anche orari diversi. Altri potrebbero essere concentrati sul proprio lavoro e non poter vedere le chat aziendali e i social media. È quindi importante pianificare la comunicazione in anticipo. Avere uno strumento di pianificazione online efficace basato su cloud potrebbe ad esempio consentire non solo la creazione di piani specifici che coprono funzioni e segmenti di pubblico specifici, ma anche di disporli su un calendario per garantire che le comunicazioni siano distribuite in modo efficace e non travolgenti per un pubblico particolare .

3) Sii proattivo nelle comunicazioni di lavoro remoto

Spesso la grande sfida della comunicazione da remoto è la sensazione di disconessione. I lavoratori sono concentrati sul lavoro che deve essere svolto ed essendo fisicamente distanti dai colleghi, è facile per loro sentirsi isolati ed emotivamente distanti. Ecco perché è consigliabile che le comunicazioni di lavoro a distanza siano più proattive, dinamiche e anche creative. Ci sono aziende che prevedono un confronto tra i team all'inizio e alla fine della settimana lavorativa oppure aziende che incorporano attività di chat video online solo per rompere la serietà del lavoro come ad esempio "happy hour" online o serate di gioco con giochi online. 

4) Apri linee di comunicazione e ottenere feedback

La comunicazione bidirezionale è sempre preziosa, ma diventa ancora più importante quando si parla di un lavoro da remoto. Se con il lavoro in loco è abbastanza facile per un dipendente approcciarsi ad un manager o alle risorse umane per rimostranze, problemi o persino suggerimenti, nel caso del lavoro da remoto ciò può sembrare una strada lontana o addirittura chiusa. La prima cosa da fare è aprire la possibilità di ricevere/inviare feedback. Sebbene l'email possa sembrare allettante, è meglio usare canali che consentono di rispondere rapidamente. Quando i dipendenti vedono che il loro feedback viene non solo letto ma a cui viene anche risposto, si inizia a costruire una cultura che aiuterà a capire cosa funziona e cosa no con la configurazione del lavoro da remoto. Questa comunicazione deve essere onesta e realistica nelle risposte date.

5) Tieni traccia del coinvolgimento

Le aziende che non si interessano del coinvolgimento nella comunicazione del lavoro da remoto possono rimanere sorprese quando le cose non vanno bene o si riscontrano grandi problematiche. In casi come questi, i sondaggi sul coinvolgimento possono essere particolarmente utili. Dovrebbero essere adattati in modo specifico per monitorare l'efficacia di metriche come la comprensione, produttività, soddisfazione e simili. Un'altra idra è programmare incontri individuali con i dipendenti per ricevere le loro opinioni e pensieri. Uno dei grandi vantaggi del lavoro remoto è l'anonimato: nessun altro saprà che si sta parlando con i dipendenti e parlare con loro individualmente aiuterà a individuare i problemi e identificare le cause in modo da poter agire su di loro.

 

Lavorare da casa in modo efficace va oltre il semplice dare ai dipendenti un laptop e un account Zoom. Comprende pratiche intese a compensare o evitare i principali limiti del lavoro in remoto, oltre a sfruttare appieno la flessibilità che il remoto può offrire, lavorando non solo da qualsiasi luogo ma in qualsiasi momento desiderato.

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