Time management step 3: efficacia o efficienza?

Questo terzo ed ultimo step del Time management fornisce una serie di spunti per aiutarci a capire qual è la vera efficienza.

Innanzitutto, dobbiamo considerare che per quanto cerchiamo di organizzarci nel migliore dei modi, seguendo i suggerimenti presentati nel precedente articolo (http://www.devinterface.com/blog/2013/06/time-management-step-2-come-possiamo-migliorarci/), non possiamo prevedere il futuro e di conseguenza nemmeno gli imprevisti che possono capitare nel nostro percorso.

Certamente, possiamo adattare il nostro programma, cercare di essere flessibili, ma tutto questo non è una garanzia che le cose andranno esattamente come le abbiamo pianificate e che riusciremo a fare tutto. Quindi, è fondamentale non disperare in questi casi e soprattutto NON sentirsi in colpa. Non rammarichiamoci se dobbiamo modificare il nostro programma o se lo dobbiamo rifare.

Un secondo aspetto importante è che quando ci interfacciamo con altre persone, non possiamo pensare e comportarci con loro in termini di efficienza. Con le persone si può solamente essere efficaci nel trasmettere i messaggi e le intenzioni, mentre quando si opera con delle cose, allora si può essere efficienti. Le persone invece sono più importanti delle cose e vanno trattate in maniera diversa. Noi stessi siamo persone, non macchine e quindi dobbiamo valutare noi stessi soprattutto dal punto di vista dell’efficacia. Per fare questo dobbiamo cercare di spendere la maggior parte del nostro tempo all’interno del secondo quadrante, per capire a fondo che cosa sta al centro della nostra vita, per valutare quali sono i propositi ed i valori sui quali basiamo le decisioni che prendiamo ogni giorno. In questo modo sarà anche più semplice avere equilibrio nella nostra vita e capire quali sono i limiti dei programmi giornalieri che ci costruiamo.

L’ultima generazione del Time management è proprio questa e si fonda su cinque aspetti principali:

E’ basata su noi stessi: il tempo e l’organizzazione vanno visti alla luce di che cosa è davvero importante per noi.
E’ comandata dalla nostra coscienza: ci permette di organizzare il nostro lavoro e la nostra vita al massimo delle nostre capacità, ma in armonia con quelli che sono i nostri valori più importanti.
Definisce la nostra unica missione: ci fornisce la direzione e lo scopo per spendere ogni giorno, considerando i nostri valori ed i traguardi che vogliamo raggiungere.
Bilancia la nostra vita: parte dai gol che vogliamo ottenere ed il ruolo che vogliamo avere e sulla base di questo vanno pianificate le nostre attività.
Fornisce maggiori soddisfazioni attraverso la pianificazione settimanale, oltrepassando la prospettiva del singolo giorno e mettendoci in contatto con i nostri valori più profondi, rivedendo periodicamente il nostro ruolo.

Dobbiamo quindi capire chi siamo e dove vogliamo arrivare, nel lavoro come nella vita, questi due aspetti non possono essere slegati per essere vincenti.

Uno strumento chiave della gestione è la capacità di delega. La delega rappresenta un’opportunità di crescita sia per le persone che ricevono l’incarico, sia per l’organizzazione stessa. Nel momento in cui noi deleghiamo un’attività ad una o più persone stiamo ragionando in termini di efficacia; quando invece pianifichiamo un’attività che ci compete ragioniamo in termini di efficienza. Esistono due tipologie di delega, una è quella tipica del “capo” ovvero quando ci viene assegnato un compito da fare in un certo modo e dobbiamo informare il responsabile una volta che lo abbiamo portato a termine; in questo modo chi ha dato il compito è anche responsabile del monitoraggio e del risultato finale. Il monitoraggio richiede una supervisione one on one sull’attività delegata.

L’altra modalità è focalizzata sul risultato e lascia la libertà alle persone di scegliere il modo di eseguire l’attività. Si basa sul presupposto che vi sia un chiaro e condiviso incarico su cinque aree:

Obiettivo da raggiungere
Linee guida da seguire ed eventuali limiti
Risorse disponibili per questa attività
Parametri di valutazione dell’attività svolta
Conseguenze positive e negative relative all’attività da svolgere.

Certamente un approccio di questo tipo è molto più appassionante per le risorse, ma al tempo stesso più rischioso perché richiede capacità e proattività delle medesime.

Conclusioni:

Per migliorarci e raggiungere i nostri obiettivi dobbiamo lavorare nel secondo quadrante, in questo modo possiamo vivere la nostra vita lavorativa e non secondo le nostre priorità.

Suggerimenti pratici:

Identificare le attività del secondo quadrante importanti e che non riusciamo a raggiungere.
Disegnare un grafico del time matrix come illustrato nell’articolo: http://www.devinterface.com/blog/2013/05/time-management/ ed indicare quanto tempo spendiamo in ogni quadrante.
Valutare la se la stima è corretta nei tre giorni successivi, facendo dei controlli periodici in vari momenti della giornata.
Valutare il nostro livello di soddisfazione.
Fare una lista delle attività che possiamo delegare ed individuare persone oppure aree a cui delegare.
Organizzare la settimana successiva iniziando dal definire i risultati che vogliamo ottenere, quindi trasferire i risultati in un action plan.
Alla fine della settimana controllare l’action plan e verificare il quanto è stato coerente con i nostri valori e se siamo in grado di portarlo a termine e in quale misura.
Assegniamoci l’incarico di iniziare un weekly scheduling e definiamo un intervallo di tempo in cui farlo.
Valutare la coerenza del piano realizzato con i principi dell’ultima generazione del Time management.