La tecnica del Pomodoro applicata

Spesso si sente parlare della tecnica del Pomodoro e di come questa metodologia si possa applicare all’ambito lavorativo per ottimizzare il tempo ed aumentare l’efficienza delle persone.

In questo post vorrei analizzare in dettaglio in cosa consiste questa pratica e mostrare come è stata applicata da noi in DevInterface.

Ma prima una premessa:

All’inizio di quest’anno abbiamo effettuato un’analisi della nostra capacità produttiva ed è emerso che “vantiamo” un’inefficienza del 12%, pari cioè ad un’ora su otto (pause relax/caffè escluse) persa ogni giorno in:

rispondere immediatamente a qualsiasi cliente ci contattasse su skype
leggere le email
saltare da un progetto all’altro a fronte della skypeata o della mail
navigare su facebook (eh già!)

La nostra volontà è dunque quella di poter lavorare 8 ore al giorno soltanto, ma produrre come le nostre 10 circa attuali. In alternativa, lavorare 10 ore e produrre per 10 ore!

Quindi, tra le varie soluzioni, abbiamo scelto di applicare al nostro metodo lavorativo i principi dettati dalla tecnica del pomodoro.

Vediamo ora di che si tratta

La tecnica del Pomodoro è stata inventata da Francesco Cirillo negli anni 80 e prevede pochi semplici passi:

Creare una task list di cose da fare.

Scegliere il task da completare e:

lavorarci ininterrottamente per 25 minuti (un Pomodoro)
nella task list segnare che per quel determinato task è stato già impiegato un Pomodoro
prendere un piccolo break (5 minuti vanno bene)
ogni 4 Pomodori fare una pausa più lunga (10-15 minuti circa)

Durante le pause è possibile guardare le email, rispondere alle chat, capire se è necessario proseguire con lo stesso task anche per il Pomodoro successivo o se cambiare task.

Il Pomodoro in DevInterface

La nostra necessità è stata principalmente quella di dividere la giornata e la settimana in diverse macro attività che potevano essere ad esempio:

sviluppo applicazioni web
sviluppo applicazioni mobile
self branding
marketing prodotti
acquisizione nuovi clienti

In un foglio excel abbiamo suddiviso la nostra giornata lavorativa in 16 Pomodori e replicato il tutto per 5 giorni la settimana. Abbiamo aggiunto altri 4 Pomodori a fine giornata facoltativi per eventuali “straordinari”.

Per ogni giorno, abbiamo indicato quale attività ognuno di noi deve svolgere (salvo eccezioni), occupando per ogni attività almeno 2 Pomodori contigui.

In questo modo, guardando il mio excel, so esattamente che il mercoledì dalle 13:30 alle 14:30 lo devo dedicare all’attività di self branding, ad esempio la scrittura di questo articolo.

Rispetto alla tecnica del Pomodoro invece non suddividiamo il lavoro in task, in quanto abbiamo preferito solo indicare le macro aree e demandare ad ognuno di noi una libertà di pianificazione.

Conclusioni

Dopo alcune settimane di utilizzo “full time” di questa metodologia abbiamo riscontrato un effettivo aumento della produttività e sono inoltre diminuiti notevolmente i bachi e le imperfezioni nel codice che scriviamo, proprio per la mancanza di distrazioni.

Riteniamo dunque che questa tecnica sia un valido strumento per aumentare la produttività dell’azienda a partire dall’incremento dell’efficienza dei singoli attori.

Inoltre, le poche regole da seguire ed un certo grado di “personalizzazione” permettono di adattare la metodologia ad ogni realtà/team sia di piccole che di grandi dimensioni.

E voi cosa ne pensate? Avete mai utilizzato questa tecnica?